纸张 通常整理成标准A4型纸。如果是尺寸小于A4型纸或热敏的纸质资料，应影印成A4纸大小；如果尺寸大于A4型纸，则要按照下、右顺序折叠成A4型纸尺寸。

 

　　整理 在发出付款建议书20个工作日内，严格按公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等不同采购方式所明确的“物资采购项目实施文件类档案目录”顺序要求进行准备、开展及整理，按采购项目及文件产生先后顺序与采购活动同步进行。档案管理员依据资料目录表核对检查，主要核查序号、目录与资料名称内容是否相符，纸质是否符合规定，张数、页数是否齐全完整，相关人员签字是否签全等内容。

 

　　编号 资料管理员根据目录核对确认无误后，在短时间内按要求进行纸张编号：每个文件依次逐张在翻口一侧的正面下角用阿拉伯数字编写序号，原有页号符合编写要求的可代替张号使用，不再重编；凡有文字的纸张都要编号，空白张不编；张号用黑墨编号机编印。

 

　　装订 以每个文件为单位进行装订；纵向页面的装订在左侧，横向页面的装订在上方；张数过多的，可分册装订；装订要牢固，保持文件原貌，整齐美观，不掉页、倒页、压字，不损坏文件，不影响阅读。

 

　　电子文档

 

　　①“物资采购项目实施文件类档案目录”中要求提供电子文档的，要随纸质资料同步收集整理。

 

　　②电子文档文件名要与所对应的纸质文字图表资料文件名称相同。

 

　　③电子文档要刻制在只读光盘上。

 

　　④光盘标注“电子文档”字样及项目名称、项目编号；超过两张（含）的，要对照电子文档文件顺序，注明光盘序号。

 

　　声像资料

 

　　①采购活动的声像要实行全过程录像，要及时收集整理资料，刻制在只读光盘上。

 

　　②声像资料要附有文字说明，内容包括：采购活动的时间、地点、人物、事件，以及活动播放时间等。

 

　　③光盘标注“声像资料”字样；超过两张（含）的，要对照活动顺序，注明光盘序号。