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第二步:资料归档

作者: 发布于:2016-09-02 17:26:53 来源:政府采购信息报/网

  物资采购项目实施文件类档案内容包括:采购任务文件或者委托协议,采购任务或者采购方式变更记录,事业部门和其他需求单位提供的采购物资技术参数要求,物资采购实施方案;市场调查和供应商考察报告,供应商和评审专家抽取(记录,库外)供应商和评审专家选用审批资料;物资采购的招标谈判、询价、(组织工作文件)以及变更、修改、澄清和补充文件,供应商的投标竞价、报价文件,物资采购的开标、评标(谈判、询价)记录,供应商对投标(竞价、报价)文件的澄清、说明和补正资料,评委打分表,评标(评审)报告,中标供应商审批文件、中标(成交)和未中标(未成交)通知书等文件资料;物资采购合同文本及采购补充协议,审价记录、报告,合同履行及纠纷处理等文件资料;质量监督验收实施方案,产品验收记录、报告,运输计划,物资接收和经费结算凭据等文件资料;领导批示、会议记录、电话记录,采购任务完成情况总结、报告等文件资料;采购物资接装培训实施方案、培训计划、培训报告,产品售后服务实施方案、产品售后服务记录和情况报告等文件资料;供应商质疑函、投诉书和与质疑投诉有关的电话记录,质疑、投诉调查及答复资料,投诉处理决定书等文件资料;及其他文件资料。

 
  采购文件文件资料、档案业务种类多,数量大,除抓好资料的归档外,还应按照“一个采购项目、一份采购档案、一个完整目录”的三个“一”要求,将采购档案全面实行电子档案和纸质档案双轨制,利用信息化技术设备,将纸质档案电子化、数字化。
 
  (一)物资采购项目实施文件,通常在采购合同签订后30日内,由采购项目实施人员或者指定专人送交本单位档案室或者采购业务资料室管理人员归档。其后产生的需要归档的物资采购项目实施文件,要随时收集整理,补充归档。
 
  (二)中标(成交)供应商的投标(报价)文件正本必须归档;未中标(成交)供应商的投标(报价)文件正本,由实施人员交本单位档案室或采购业务资料室统一保管,一般不少于3年。
 
  (三)文件交接要履行签字手续。资料收集上要做到齐全,包括前期的计划文件、市场考察、方案审查、公告发布、招标文件、评审标准,实施中的投标文件、供应商和评审专家的抽取、评审资料、评标报告、询标记录,后期的中标通知书、采购合同、验货记录等纸质文件,录音录像电子文件、后补的质疑投诉及处理意见等,以及物资采购供应商(评审专家)管理资料类档案,包括供应商入库申请与审批资料和年度审核资料,参加采购活动资料及诚信记录和参加采购评审活动资料及履职情况记录等内容,都应收录登记在册。
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