第三步：组卷管理
作者： 发布于：2016-09-02 17:27:43 来源：政府采购信息报/网
同一物资采购项目实施文件组成一卷档案。每卷档案编一个档案号。每卷档案可以分装若干个档案盒。不同物资采购项目实施文件不得混装。
编档案号 档案号由全宗号、保管期限代码、门类代码、种类代码、年度、卷号和件号七部分组成。其格式为：全宗号-保管期限代码-门类代码.种类代码-年度-卷号-件号。
①全宗号：填写采购机构代码。
可分别用数字或汉语拼音或所在城市名称分别规范。
②保管期限代码：填写“D”或者“Y”，分别表示定期档案、永久档案。
③门类代码：填写“ZM”，表示专门档案。
④种类代码：填写“CG”，表示采购档案。
⑤年度：可用阿拉伯数字填写下达或者委托采购任务年份。
⑥卷号：用阿拉伯数字填写本单位年度物资采购项目实施文件类档案案卷顺序号。
⑦件号：用阿拉伯数字填写卷内文件总件数。
⑧门类代码与种类代码之间用下点“.”连接，其余部分之间用短横线“-”连接。
针对纸质档案整理，将下达的第几批设为第几卷，第几批中的所分项目数按序号分为第几卷的第几册，每册按确定的目录整理分装文件盒，所有资料盒对共享的资料用复印件整理，对某批中某项未完成的可留空资料盒，原件待全完成后，由负责人移交资料管理员单独登记，全年任务完成后汇总装订成册。
排列文件 ①“物资采购项目实施文件类档案目录”置于每卷档案最前面。②卷内每件文件按照“物资采购项目实施文件类档案目录”序号排列。③电子文档光盘、声像资料光盘放在纸质文件最后面。
盖档号章 ①纸质文字图表档案要逐件在首页左上角加盖、填写档号章，如左上角没位置，可加盖在其他适当位置。②档号章的规格为20mm×30mm。③档号章的项目包括：年、第X卷、第X件、共X张。④档号章上固定不变的项目要刻制在档号章上，变动的项目用黑色铅笔、阿拉伯数字填写或黑墨编号机编制。⑤档号章使用红色印油。
制作标签 ①使用统一规格和同一质地、颜色的档案盒。档案盒尺寸应满足A4型纸存放需要，厚度一般为50mm。②档案盒标签规格、字体要统一，并用计算机打印。③档案盒正面标签项目包括：档案号、项目名称、项目编号、采购方式。项目编号：按照规定要求和统一格式编制填写。④档案盒侧脊标签项目包括：年、“物资采购档案”字样、第X卷、保存X年。
采购档案管理要遵循集中管理、规范有序、方便利用、安全保密的原则，按照统一名称、统一标准、统一代码、统一数据，建立与采购操作流程一致的采购文件类别的档案资料，完善“一户式”电子采购文件档案管理库，实现集数据采集、过程、监督、流程控制和分析查询等功能于一体的“一户式”电子采购文件档案库，提高档案管理、查询和使用效率。
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